業務の効率化になる!Google Workspaceでできること16選
  • コラム
最終更新日:2022年11月5日

業務の効率化になる!Google Workspaceでできること16選

「Google Workspaceを導入しようと思っているけど、そもそも何ができるのだろう」と思ったことはありませんか?

Google Workspaceには多くのツールが用意されており、うまく活用すれば業務の効率化につながります。

本記事では、Google Workspaceでできること16個をジャンル別にまとめました。

Google Workspaceが自社に合うかどうか導入前に確認するためにも、ぜひ最後までご覧ください。

Google Workspaceとは

Google Workspaceとは、Googleが提供するグループウェアのことです。

さまざまなクラウドツールを利用でき、代表的なツールには「Gmail」や「Googleカレンダー」などが挙げられます。

無料のままでも使える機能やツールはありますが、一部の機能は有料版でしか使えません。

次章から、Google Workspaceでできることをジャンル別に紹介します。

「コミュニケーション」でGoogle Workpaceでできること3選

Google Workspaceでコミュニケーション関連でできることを3つ紹介します。

  1. Gmail:独自ドメインのメールを利用可能
  2. Google Chat:テキストで気軽なやり取りが可能
  3. Google Meet:ビデオ会議を開催

順番に見ていきましょう。

1.Gmail:独自ドメインのメールを利用可能

Google Workspace1-gmail

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

「Gmail」は、メールの送受信はもちろん、Google Workspaceの他サービスとの連携が特にスムーズです。Gmailでは下記が可能です。

  • メールに記載された予定が自動で「Googleカレンダー」に追加される
  • オンライン会議「Google Meet」にすぐアクセスできる
  • 有料版では会社のドメインを使える

会社の独自ドメインであれば、メール相手の信頼度アップにつながります。

2.Google Chat:テキストで気軽なやり取りが可能

Google Workspace2_chat

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Google Chatは、次の機能を持つチャットツールです。

  • テキストで個人やグループにメッセージを送信
  • すぐにビデオ会議「Google Meet」の開始が可能
  • タスクの割り当て

Gmail上からチャットを開始することもできるため、メールの内容に関してチャットで確認を取りたいときも、すぐに連絡ができます。

3.Google Meet:ビデオ会議を開催

Google Workspace3_meet

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

ビデオ会議ツールのGoogle Meetには、下記の機能があります。

  • リンクを共有するだけで会議へ招待
  • Gmail、Googleカレンダーの予定、Google Chatからの参加
  • Business Standardプラン以上でが録画が可能

なお、ビデオ会議は暗号化され、Googleの持つ堅牢なセキュリティ環境のもとでおこないます。外部へ通話の内容が漏れるリスクを抑え、安全に会議を実施できます。

「情報共有」でGoogle Workpaceでできること10選

情報共有においても、下記のGoogle Workspaceのツールを使えば効率化が期待できます。

  1. Googleカレンダー:予定の共有や管理
  2. Googleドライブ:大容量のクラウドストレージ
  3. Googleドキュメント:共同編集できるドキュメント
  4. Googleスプレッドシート:共同編集できる表計算ソフト
  5. Googleスライド:共同編集できるプレゼンテーションソフト
  6. Googleフォーム:簡単に作成できるアンケートフォーム
  7. Google Keep:共有可能なクラウドメモ
  8. Googleサイト:Webサイトが簡単に作れるツール
  9. Jamboard:会議が捗る電子ホワイトボード
  10. Cloud Search:Google Workspace内の情報を検索

上記10個のツールをそれぞれ見ていきましょう。

1.Googleカレンダー:予定の共有や管理

Google Workspace4_calender

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

予定管理ができるGoogleカレンダーの特徴は、次の通りです。

  • 予定の共有
  • Gmailから読み取った内容を自動でカレンダーに追加
  • 会議のスケジュール設定と会議室の予約

予定を共有すれば、相手のスケジュールを把握したうえで、予定の日程調整ができます。

会議室の予約も可能なので、予定が決まり次第すぐに会議室を押さえることも可能です。

2.Googleドライブ:大容量のクラウドストレージ

Google Workspace5_drive

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Googleドライブは、オンライン上にファイルを保存できるクラウドストレージで、下記の機能があります。

  • ファイルへのアクセス権限の管理が簡単
  • 必要なファイルをAIが予測し、Googleドライブ内の「候補リスト」へ表示
  • WordやExcelなどMicrosoft Officeのファイルも編集が可能

なお、有料版はプランに応じて、1人30GB以上を保存できます。

3.Googleドキュメント:共同編集できるドキュメント

Google Workspace6_document

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Googleドキュメントは文書の作成ソフトで、下記の機能を備えています。

  • 変更はすべて自動で保存
  • リンクを送るだけで簡単に共有
  • Googleドキュメントへのコメントや変更をGmailで通知

会議をしながら共同で議事録の作成も可能です。

4.Googleスプレッドシート:共同編集できる表計算ソフト

Google Workspace7_spreadsheet

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Microsoft OfficeであればExcelにあたるのが、Googleスプレッドシートです。スプレッドシートには、下記の機能があります。

  • Microsoft のショートカットやファイルと互換性あり
  • 400超の関数を搭載・カスタム関数の作成
  • Googleフォームと連携して回答をスプレッドシートに反映

Googleドキュメントと同じく変更は自動で保存され、共同で編集することも可能です。

5.Googleスライド:共同編集できるプレゼンテーションソフト

Google Workspace8_slide

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Googleスライドは、PowerPointに該当するプレゼンテーションツールです。特徴は次のとおりです。

  • テンプレートを使ったスライドの作成
  • 共同で編集が可能
  • 他の形式のプレゼンテーションをGoogleスライドへ変換

取引先でのプレゼンテーション資料をチームで同時に作成できるので、スピーディーな資料の作成が可能です。

6.Googleフォーム:簡単に作成できるアンケートフォーム

Google Workspace9_form

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Googleフォームを使えば、アンケートの実施や意見の募集ができます。主な機能は下記のとおりです。

  • 質問の並べ替えや質問形式の選択が簡単
  • 自動で回答を集計し分析
  • 回答時にGoogleアカウントは不要

社内アンケートや顧客アンケートを手軽に作成でき、集計作業が必要ないため、時短になります。

7.Google Keep:共有可能なクラウドメモ

Google Workspace10_keep

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

手軽にメモをしておきたいときに便利なツールが、Google Keepです。下記の特徴があります。

  • メモした内容をGoogleドキュメントにコピーできる
  • ラベルを追加してカテゴリ別に分類
  • リマインダーの設定

Google Keepも共同で編集が可能なため「チームでToDoリストを作成し、残りのタスクを共有する」といった使い方ができます。

8.Googleサイト:Webサイトが簡単に作れるツール

Google Workspace11_site

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

「Webサイトのように情報をまとめたい」という場合は、Googleサイトを使うのも1つの手です。Googleサイトは下記の特徴があります。

  • プログラミングやWebデザインなどの専門スキルが不要
  • クリック、ドラッグ&ドロップでサイトを編集
  • 端末に適した形でサイトを表示

社外のユーザーもサイトを閲覧できますが、設定を変更してアクセスの制限もかけることも可能です。

9.Jamboard:会議が捗る電子ホワイトボード

Google Workspace12_Jamboard

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Jamboardはホワイトボード端末で、手書き入力の他に次の機能を備えています。

  • Google Meetを使ってJamboardを表示
  • Googleドキュメントやスプレッドシートなどからデータの取り込みが可能
  • Jamboard端末がなくてもJamboardアプリからアクセス可能

なお、Jamboard端末を利用するには、別途購入が必要です。「会議での生産性を上げたい」と考えている企業におすすめします。

10.Cloud Search:Google Workspace内の情報を検索

Google Workspace13_Cloud Search

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Cloud Searchは、Google Workspace内を横断的に検索できる機能です。データや資料を探す時間の短縮になり、必要な情報をすぐにチェックできます。

主な機能は次のとおりです。

  • Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダーなどから情報を検索
  • アクセス権のある情報のみを検索結果に表示
  • 社員の連絡先を探すことも可能

Business Standard以上のプランに限り利用できるので、プラン選びに注意しましょう。

「セキュリティ」でGoogle Workpaceでできること3選

Google Workspaceのセキュリティ管理ツールには、次の3つがあります。

  1. 管理コンソール:Google Workspace全体を管理
  2. Valut:重要なデータを保護
  3. Google エンドポイント管理:組織内のデバイスを管理

それぞれ解説します。

1.管理コンソール:Google Workspace全体を管理

Google Workspace14_console

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

管理コンソールでは、下記のようにGoogle Workspace全体を管理します。

  • 2段階認証の設定
  • モバイル端末へのアプリ配布
  • 端末の使用状況の確認

上記のようにセキュリティ面での管理の他、ユーザー追加といった変更も管理コンソールでおこないます。

2.Valut:重要なデータを保護

Google Workspace15_Vault

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Business Plusプラン・Enterpriseプランで、データの保持をしてくれるのがValutです。Valutでは次のことができます。

  • データの保持ルールを設定
  • 停止中のアカウントから情報を取得
  • 監査レポートでアクティビティを確認する

「重要なデータを退職者が所有していたけど、アカウントの停止で取り出せない」ということもなく、安心です。

3.Google エンドポイント管理:組織内のデバイスを管理

16_Google Workspace_endpoint

(画像引用:Google Workspace 公式サイト

Googleエンドポイント管理で、社内のデバイスを下記のように管理できます。

  • 盗難や紛失時にデータを消去
  • 特定セッションへのアクセスを拒否
  • 私用デバイスの仕事での利用

社内のデバイスから機密情報が流出することを防げるため、セキュリティに配慮したい企業に、特におすすめです。

Google Workpaceの料金

Google Workspaceの有料版は下記4つのプランがあります。

プラン Business Starter Business Standard Business Plus Enterprise
料金

(ユーザー1人あたり)

680円 1,360円 2,040円 要問合せ
ビデオ会議の人数 100人まで

(録画×)

150人まで

(録画〇)

500人まで

(録画〇)

500人まで

(録画〇)

ストレージ

(ユーザー1人あたり)

30GB 2TB 5TB 必要に応じて増加
ユーザー数の上限 300ユーザー 300ユーザー 300ユーザー 上限なし

会社の規模やGoogle Workspaceのスペックに応じてプランを選びましょう。

また、14日間の無料の試用期間があるため、購入前のお試しで使い心地をチェックしてみましょう。

まとめ

Google Workspaceは、コミュニケーション・情報共有・セキュリティ面で業務を効率化するクラウドツールが揃っています。

ツール同士で連携が取りやすい仕様になっているので、業務をスピーディーに進めたいのであれば、Google Workspaceの利用がおすすめです。

4つの料金プランがあるので、プランごとの違いを把握し、自社に合ったプランを選びましょう。

なお、下記の記事ではGoogle Workspaceにメールサーバーを移行する方法を解説しています。ぜひご一読ください。

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この記事を書いた人

サイト引越し屋さん編集部

日本で最も利用されているサーバー移転代行サービス『サイト引越し屋さん』の中の人です。 サイト引越しに関わる技術情報をはじめ、WordPressやその他のWebサービスに関するノウハウを発信しています。 全日本SEO協会所属。日本ウェブ解析士協会(WACA)所属。